艾倫.李─職涯規劃策略顧問的部落格

履歷表中的「推薦人」要怎麼選擇，才能為自己加分

前幾天我突然接到一通電話，對方是一家國內大型金控旗下投信子公司的人資主管，希望諮詢我先前某位同事的工作經歷與職場態度等問題，我當下才知道我被那位前同事列為他履歷表中的「推薦人」了。那位人資主管很客氣地詢問了幾個常見且關鍵的問題，我也相當中肯、正面的答覆他，放下電話後，讓我深思究竟轉職者履歷表中的「推薦人」欄位應該要如何填寫，才能真正為自己加分。

我覺得履歷表中的「推薦人」的選擇，應該要考慮以下幾個原則：
一、慎選「推薦人」：「推薦人」應該要真正清楚瞭解你的個人特質(含優缺點與潛力)、過往的工作能力與績效、組織間的人際互動等...面向的人才較為合適。

如果以這個標準來說，職場新鮮人最合適的「推薦人」應該是學校的師長(例如：系主任、所長、論文指導教授、修業成績特別優異的老師...)或實習機構的部門主管(或直屬單位主管，職位較高者尤佳)。

至於轉職者的「推薦人」原則上以最近一個工作的直屬主管較合適(如果是部門主管更佳，但前提是對你的各方面表現要非常瞭解)。但是實務上有時會有難度，可能因為直屬主管更換頻繁、早已離職，或本身離職的原因就是直屬主管.....等因素，不方便將前一工作直屬主管列為「推薦人」，這時就必須考慮(1)最近一個工作的其他主管(如：曾經共同推動某項重大專案的高階主管或是更高部門的大主管，但前提仍然是對你的某些方面的特殊優異表現，要相當程度的瞭解，至少對你留下好印象...)，或是(2)再前一家公司的直屬主管(比較不推薦，如果真的現任公司裡找不到一個推薦人，似乎顯示你在這個工作職務上乏善可陳)。
 

以這次的案例而言，我那位先前的同事是與我先前待過同一個業務部門，但嚴格來說，我不算是他的直屬主管，我是管理處的主管，而他在業務單位擔任通路業務的職務。我在想，他會選擇我做為「推薦人」的原因，應該是他的業務直屬主管先後都已經離職，而當時我在這部門已經待了六年多(經歷過三個部門主管、申辦多項新種業務並順利上線)，算是最資深的處級主管了，平時在業務推廣與後勤支援方面也有配合之處，所以，以我上述的「推薦人選擇原則」來說，「我」堪稱是「次佳選擇」吧！

「推薦人」選好之後，應該就高枕無憂了嗎？噢！等一下，還有一件事非常重要，這就是我要說的第二個重要的原則─事前徵詢「推薦人」並提前告知。

有些求職者在履歷表上「單方面」地將某人列為「推薦人」，事前未曾徵詢對方擔任「推薦人」的意願，寄送履歷表或求職過程中也沒有知會此事，直到有一天「推薦人」忽然接到某家公司人資部門的履歷徵詢(reference check)的電話，他一方面可能連「被推薦人」是誰，都要努力回憶一下(有可能共事的期間不長，或此人已經離職了一段長時間…)，另一方面，就算「推薦人」想要「美言」二句，也會因為時間倉促或沒有充分準備的情況下，無法具體明確地舉出實際案例或事蹟，為應徵者加分。

我建議求職者在思考「推薦人」人選時，千萬不宜「相當然爾」地將某人「片面」列為「推薦人」，一定要事前徵詢意願，一方面表示尊重與禮貌，再者也可以得知他是否對你的工作表現(能力、態度、績效…..)真正肯定與瞭解。如果在徵詢的過程中，對方表示推辭或保留的語意，那也不要勉強，這就表示此人不是很想推薦你，建議你趕快尋覓下一個「推薦人」，此時你應該慶幸你未來「心儀」的公司沒有向此人徵詢你的履歷，否則徵詢的結果恐怕不是「加分」而是「扣分」。

不過，一般而言，求職者若提出徵詢擔任「推薦人」的意願時，只要在共事期間大致相處良好、印象不差，大多主管會欣然同意，也會有「成人之美」希望老同事盡快找到好的工作。

至於我為何說要「提前告知」呢？這必須要從一家公司的人資部門在什麼情況下會做「履歷徵詢」的問題思考起。首先，這應該是個相對重要的職務，而且通常是以主管職居多。其次，就時機點而言，當公司要決定是否錄取應徵者時，也就是當求職者通過初試後，公司方面認為應徵者在專業能力、相關經驗、態度與企圖心均符合條件時，才會進一步要透過「推薦人」的佐證，來確認應徵者的實際工作經歷、團隊間的人際互動與個人特質等符合公司所需。因此，我建議求職者在接獲公司通知參加初試時，即應主動告知「推薦人」關於應徵公司名稱、應徵職務與預計面試時間等資訊，一方面讓其知悉你目前正在找工作，若有工作機會也可幫你留意；另一方面也能讓他有個心理準備，將你過去的工作資歷與應徵的職務做個完美的連結，真正幫你的履歷加分，為你求職的最後關頭成功地補上「臨門一腳」。

除了上面提到的二個重要原則外，還有幾個關於「推薦人」的細節也要注意。

• 建議不要只找一位推薦人，至少要有2位。如果你只有寫一位推薦人，碰巧推薦人剛好在國外旅遊或出差，一段時間聯絡不上，而你應徵的公司又急於向他徵詢卻無法得到答案，此時可能會對是否決定錄取你產生變數，不可不慎。
• 定期更新「推薦人」資訊：由於現在的職場變化快速，有可能你的推薦人也會轉職、調單位或外派至國外，這時他們的服務部門(或公司)、職稱或者聯絡資訊會變更，為了確保你應徵的公司順利地聯絡到推薦人，建議求職者定期更新履歷表時，也一併檢視推薦人的聯絡資訊。

最後，簡單地做個總結，建議求職者在建立「推薦人管理」方面，應注意以下三方面：

• 事前管理：平時在工作領域中應盡力貢獻，無論向上管理、平行部門溝通與對部屬的培育，都要兼顧，廣結善緣，並思考哪一些主管可以當成未來求職上的「推薦人」。
• 事中管理：定期更新履歷表與建立「推薦人」的相關資訊。除了一開始要慎選「推薦人」並徵詢其意願外，在接到應徵公司通知參加初試時，即應主動知會「推薦人」相關資訊，以示禮貌與尊重。
• 事後管理：在順利轉職後，別忘記一定要跟「推薦人」感謝致意，不論新公司在甄選面試過程中是否真的諮詢，還是要感謝「推薦人」願意支持，這是職場上的基本倫理。此外，在定期更新履歷表時，也一併檢視推薦人的聯絡資訊是否有變更。